Les archives d’une entreprise finissent par être détruites avec le temps. Cependant la destruction de certains documents comme celles de la comptabilité, nécessite des règles particulières. Découvrez ici comment se passe la destruction des archives comptables.
Respecter des conditions de destruction des archives comptables
La destruction des archives comptables requiert d’abord le respect d’une procédure légale. La loi régie la destruction des archives comptables. Selon les textes, les documents comptables ont une portée très considérable, ce qui constitue la raison de leur destruction tardive. Pour détruire ces paperasses, la loi dispose que le délai est de 10 années pour les archives comptables.
L’entreprise devra donc s’assurer de rassembler les documents qui ont effectivement été archivés pendant ce délai. Il faut aussi ajouter que cette décision de destruction est prise par l’autorité compétente dans l’entreprise. Une fois confirmée, la méthode souhaitée pour faire disparaître ces documents, sera également à choisir pour mener au terme la procédure.
Choisir la méthode de destruction des documents comptables
Il existe plusieurs possibilités pour procéder à suppressions définitives des documents comptables. Vous pouvez le confier cette tâche à une tierce structure chargée de la destruction des documents professionnels. Vous devez avant d’opter pour cette option, vous renseigner sur les conditions de confidentialité et les garanties que vous offre ce prestataire. Un certificat de destruction vous sera remis par ladite société qui constitue une pièce justificative du service rendu.
Toutefois, il est recommandé de détruire ces archives comptables sur le site de l’entreprise. C’est une précaution idoine pour s’assurer de l’effectivité du service. Elle se fait souvent avec un camion de la structure engagée et contient un dispositif de destruction. Ainsi, tous les documents concernés y sont jetés suivi de la destruction par le dispositif dont dispose le véhicule.
La destruction sur place permet aussi à l’entreprise de se mettre à l’abri de toute mauvaise surprise de publication ou de divulgation des informations confidentielles contenues dans ces archives. Vous pouvez toutefois décider de détruire vos documents comptables stockés par d’autres solutions telles que :
- le broyeur,
- l’usage du feu,
- la réalisation d’une solution chimique destructrice.
Ces différentes méthodes sont des options reconnues pour la destruction des archives comptables.
S’assurer de la destruction certaines des archives comptables
Les archives d’une entreprise sont sensibles, d’où la prévision des conditions de destruction par la loi. Cette dernière, dans sa rigueur, a également prévu des sanctions en cas de fuite d’une information confidentielle jugée détruite par l’entreprise. La sanction s’applique à l’autorité de l’entreprise chargée de la gestion de cette procédure de destruction. La tierce entreprise engagée pour la destruction ne sera donc pas responsable d’une éventuelle fuite. La loi juge également insuffisant le certificat de destruction pour décharger l’entreprise de cette responsabilité.
La destruction d’archives comptables doit donc être faite avec plus de rigueur. À cet effet, l’entreprise devra si possible procéder à un contrôle minutieux après la destruction sur le site. Aussi pour épargner tous risques de divulgation, les autorités peuvent décider de soustraire les documents ultra-confidentiels du lot et les détruire au broyeur de l’entreprise.
Ensuite, veillez à jeter les déchets de manière séparée dans les poubelles. La réalisation d’une solution chimique ou la destruction par le feu restent également des possibilités à exploiter pour la sécurité de l’entreprise.