La soirée d’entreprise est l’une des rares occasions pour les principaux membres d’une société de se retrouver pour passer d’excellents moments de réflexion et parfois de détente ensemble. Son organisation est subordonnée à la prise en compte de plusieurs détails tous importants pour une réussite totale. Comment s’y prendre alors pour organiser une soirée avec le comité d’entreprise ? Découvrez la réponse en quelques étapes.
Définir clairement l’objectif de la soirée avec le comité d’entreprise
Comme dans tous les domaines d’activités, avant d’organiser une soirée d’entreprise, il faut clairement définir les objectifs que celle-ci poursuit. C’est en effet en connaissant ce détail d’ailleurs très important que vous pouvez continuer dans l’élaboration d’un programme pour la soirée. Globalement, ce type d’événement est organisé pour plusieurs raisons.
La soirée peut être destinée à encourager le comité de ses efforts à travers des distinctions particulières. Elle peut également concerner l’accueil de nouveaux membres au sein du groupe ou constituer simplement une occasion de faire des annonces particulièrement déterminantes de l’avenir de l’entreprise et de ses employés.
Dans tous les cas, le plus important est de définir le ou les objectifs pour déterminer le budget à l’avance afin de mieux contrôler le déroulement de la soirée. Pour cela, si vous êtes chargé de l’organisation, n’hésitez pas à répertorier les objectifs sur un support. Cela vous aidera énormément à mieux réaliser les étapes suivantes.
Préparer la soirée
La deuxième étape, et sans doute la plus longue, concerne la préparation proprement dite de la soirée. Elle regroupe trois sous-étapes à savoir :
- le choix du lieu et de la date,
- l’animation et la
- restauration.
Dans cette partie, en fonction des budgets alloués à la soirée avec le comité d’entreprise, vous devez choisir un lieu pour l’événement. Un hôtel, un restaurant dans une zone balnéaire ou en plein centre-ville… le choix se fera selon la portée de l’événement.
Par rapport à l’animation ou à la décoration, deux facteurs agissent sur le processus. Si vous n’avez pas fait appel à une agence d’événementiel ou si les services d’animation ne sont pas proposés par le promoteur du site choisi, vous devez choisir un décor qui correspond au thème de la soirée. À noter que dans la plupart des cas, seule la décoration peut compter, mais tout dépendra, comme énoncé plus haut, des objectifs.
Pour clôturer cette partie, n’oubliez pas de prévoir un montant pour le dîner. Étant donné qu’il s’agit d’une soirée en comité, il va de soi que l’organe prend en charge la consommation de tous les participants. Pensez également à proposer au moins trois plats aux invités afin de les mettre à l’aise.
Informer le comité d’entreprise de la tenue effective de la soirée
Une fois que vous avez tout prévu, informez les membres du comité d’entreprise de la soirée de rencontre à venir. Vous devez pour cela les renseigner logiquement sur le lieu et la date. Il est très important de mettre les participants au courant le plus tôt possible pour que l’événement soit une réussite.
C’est d’autant plus valable lorsque le lieu choisi est éloigné de leur cadre de vie ou si la soirée obligera les invités à y passer la nuit. Aussi, ils doivent connaître l’ordre du jour afin d’avoir une idée des thématiques qui seront abordées pendant la rencontre.
Quel lieu choisir pour une soirée d’entreprise ?
L’organisation est très importante pour que votre soirée d’entreprise soit une réussite. Maintenant, le lieu l’est tout autant. Il est nécessaire qu’il réponde à vos attentes et qu’il convienne également à vos salariés. Cela permettra à ce qu’ils adhèrent pleinement.
Si vous cherchez des idées de lieux, vous pouvez organiser votre soirée dans divers endroits, comme un bar à cocktail, un cabaret, un manoir, une terrasse, un rooftop, un théâtre, … Mais vous vous doutez bien que le choix du lieu va évidemment dépendre de plusieurs critères. En voici quelques-uns :
- Le nombre de personnes présentes à la soirée : y aura-t-il que vos salariés ou seront-ils accompagnés de leur famille ? Cela va forcément conditionner la superficie de la salle.
- La localisation : Qui dit soirée, dit généralement alcool, même si ce n’est pas une obligation et que chacun doit boire avec modération. Suivant où résident vos salariés, vous pouvez envisager un lieu accessible par les transports en commun. Si ce n’est pas possible, dans ce cas, vous devrez prévoir de quoi les loger sur place ou des personnes qui feront les trajets (taxi, minibus, Sam…)
- Le type de lieu : Suivant ce que vous comptez faire durant la soirée, vous n’aurez pas les mêmes besoins. Y aura-t-il un spectacle ? Aurez-vous besoin de projecteur pour diffuser une vidéo ? Vous faut-il une piste de danse ? Faites donc le point pour trouver un lieu adapté.
- L’accessibilité : si vous avez des personnes en situation de handicap, il faudra veiller à ce que cela leur soit accessibles.
Comme vous le voyez, un lieu qui vous convient ne le sera peut-être pas pour un concurrent. De la même manière, un lieu peut vous convenir une année, mais pas les suivantes. De ce fait, vous devrez refaire le point à chaque nouvelle soirée.
Si vous avez besoin de conseils supplémentaires pour trouver l’endroit idéal, vous trouverez plus d’informations sur comment faire une soirée d’entreprise en cliquant sur ce lien. Ainsi, vous pourrez pleinement atteindre vos objectifs. Si avant tout, le moment est fait pour être convivial, vous pouvez également avoir envie de remercier certaines personnes ou de remotiver votre équipe. Quoi qu’il en soit, si cela vous semble compliqué pour vous à organiser, vous pouvez faire appel à des professionnels. Si vous hésitez à le faire, nous vous conseillons de consulter des articles à ce sujet. Si vous êtes intéressé, vous aurez plus de détails ici.